Cualquier empresa que quiera ser seria tiene la obligación de gestionar su contabilidad. De hecho, esta representa la imagen financiera de la empresa.
Una buena gestión contable permitirá a la empresa alcanzar sus objetivos, pero también tener una visión permanente de su situación financiera. Asegurar una buena gestión estratégica de la empresa y continuar generando beneficios.
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Por todas estas razones, creemos que es esencial para cualquier dirigente saber cómo gestionar la contabilidad de su empresa.
¿Por qué llevar una contabilidad?
- En una empresa, la contabilidad es una herramienta de evaluación en tiempo real. Permite la recopilación y el intercambio de información relacionada con la actividad económica y los activos financieros, materiales e inmateriales.
- Su objetivo es dar valor a la empresa y extraer las conclusiones que se deriven.
- La contabilidad permite cumplir con las obligaciones de mantenerla, como la presentación de las cuentas anuales.
- Es una herramienta de análisis que permite prever posibles dificultades financieras.
Las empresas están sujetas a ciertas obligaciones legales:
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- Registrar todos los movimientos financieros de la empresa en un software no modificable
- Conservar un registro de ello (documentos justificativos y facturas) durante al menos 10 años
- Presentar sus cuentas cada año, al final del ejercicio, ante el Tribunal de Comercio (el balance, el resultado y la pérdida, estado y anexos)
- Realizar inventarios una vez al año
Para ello, la llevanza de cuentas debe ser regular, honesta, precisa y transparente, y respaldada por un software de gestión.
No obstante, está claro que la contabilidad es el talón de Aquiles de todas las empresas. Los dirigentes la aborrecen. Todo es entender el concepto y familiarizarse con los buenos métodos y utilizar una buena herramienta de gestión contable.
Existen dos formas de gestionar su contabilidad. Puede ser gestionada internamente o por un tercero externo.
¿Cómo externalizar la gestión contable?
La gestión externa de la empresa requiere la presencia de un contable. Este realiza total o parcialmente las tareas contables de la empresa.
En una carta de compromiso, el gestor deberá explicar al contable las tareas que se le asignan. Según sus necesidades, puede tratarse simplemente de la presentación de las cuentas anuales o de la llevanza completa de las cuentas de la empresa.
Las dos opciones de externalización más frecuentemente propuestas son:
- Externalización total: llevanza de todas las cuentas de la empresa desde la escritura contable hasta la producción de los estados financieros
- Externalización parcial: la empresa realiza la escritura contable utilizando un software de gestión contable conectado a su contable y el contable revisa las cuentas y prepara el balance anual
Cuando la contabilidad es externalizada, la ley permite únicamente al experto contable llevar las cuentas de la empresa. Tiene un monopolio en este ámbito.
Ventajas y desventajas de la externalización
La utilización de un contable certificado asegura la gestión de la contabilidad dentro de la empresa.
En este ámbito, es especialista en estas tareas y controla la normativa vigente. Por lo tanto, se asegurará de que la contabilidad cumpla con las leyes y que la empresa respete sus obligaciones fiscales.
La compañía podrá hacerlo responsable cuando no cumpla con algunas de las funciones que le impone su código deontológico.
Otra ventaja de la gestión contable externa es que el experto contable puede proporcionar consejos estratégicos al gestor para el bienestar de la empresa.
Cabe señalar que externalizar la contabilidad a un contable cuesta entre 50 y 500 euros sin honorarios al mes. Esta cifra varía en función del volumen de documentos tratados y del nivel de asesoramiento que le ofrezca.
¿Cómo gestionar mi contabilidad internamente?
La gestión interna de la empresa implica que se encargue de todas las tareas contables por sí misma y que se organice sola en función de los resultados.
Lo primero que hay que hacer es designar a la persona que se encargará de ello. En las pequeñas y medianas empresas, esta función la asume el gestor o el asistente. Deben poder:
- Elegir un plan de cuentas adecuado para la empresa y personalizarlo
- Recibir documentos, realizar la entrada contable, numerar y clasificar los documentos contables
- Producir declaraciones de impuestos (IVA, CVAE, CFE, cuenta de resultados, etc.)
- Para cerrar cuentas, elaborar estados financieros definitivos, abrir el siguiente ejercicio y registrar nuevos
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y presentarlas ante el Registro del Tribunal de Comercio
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Ventajas y desventajas de la gestión interna
Cuando una empresa controla la gestión interna de sus cuentas, supervisa directamente la preparación de sus cuentas y las tareas relacionadas.
Además, puede transmitir la información más rápida y fácilmente y vincular sus cuentas a sus sistemas de información.
Así, los diferentes departamentos de la empresa podrán utilizar la misma base de datos para facilitar la integración de la contabilidad.
Siempre es más económico para una empresa gestionar su propia contabilidad. Pero es cierto que cuando el gestor no se especializa en las tareas contables, sacrifica tiempo que podría haber invertido en la producción.
Software de contabilidad para su gestión interna: Sinao
¿Desea gestionar su contabilidad internamente? Para ello, como se indicó anteriormente, es necesario invertir en un software de gestión contable que le acompañe en este objetivo.
Sin embargo, algunos software no son muy evidentes de manejar cuando usted es un director de empresa. De hecho, a veces están más pensados para contables que para emprendedores.
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