Toda empresa que deseja ser séria tem a obrigação de gerenciar sua contabilidade. De fato, esta representa a imagem financeira da empresa.
Uma boa gestão contábil permitirá que a empresa alcance seus objetivos, mas também tenha uma visão permanente de sua situação financeira. Garantir uma boa gestão estratégica da empresa e continuar a obter lucro.
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Por todas essas razões, acreditamos que é essencial para todo dirigente saber como gerenciar a contabilidade de sua empresa.
Por que manter uma contabilidade?
- Em uma empresa, a contabilidade é uma ferramenta de avaliação em tempo real. Isso permite a coleta e o compartilhamento de informações relacionadas à atividade econômica e aos ativos financeiros, materiais e imateriais.
- Seu objetivo é dar valor à empresa e tirar as conclusões que dela decorrem.
- A contabilidade permite cumprir as obrigações de mantê-la, como a entrega das contas anuais.
- É uma ferramenta de análise que permite prever possíveis dificuldades financeiras.
As empresas estão sujeitas a certas obrigações legais:
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- Registrar todos os movimentos financeiros da empresa em um software não modificável
- Manter um registro disso (documentos comprobatórios e faturas) por pelo menos 10 anos
- Depositar suas contas anualmente, ao final do exercício, perante o Tribunal de Comércio (O balanço, o resultado e a perda, estado e anexos)
- Realizar inventários uma vez por ano
Para isso, a manutenção das contas deve ser regular, clara, precisa e transparente, e apoiada por um software de gestão.
No entanto, é claro que a contabilidade é o calcanhar de Aquiles de todas as empresas. Os dirigentes a evitam. O importante é entender o conceito e se familiarizar com os bons métodos e utilizar uma boa ferramenta de gestão contábil.
Existem duas maneiras de gerenciar sua contabilidade. Ela pode ser gerenciada internamente ou por um terceiro externo.
Como terceirizar a gestão contábil?
A gestão externa da empresa requer a presença de um contador. Este realiza total ou parcialmente as tarefas contábeis da empresa.
Em uma carta de compromisso, o gestor deverá explicar ao contador as tarefas que lhe são atribuídas. Dependendo de suas necessidades, pode ser apenas a apresentação das contas anuais ou a manutenção completa das contas da empresa.
As duas opções de terceirização mais frequentemente propostas:
- Terceirização total: manutenção de todas as contas da empresa, desde a escrita contábil até a produção dos estados financeiros
- Terceirização parcial: a empresa realiza a escrita contábil com a ajuda de um software de gestão contábil conectado ao seu contador, e o contador examina as contas e prepara o balanço anual
Quando a contabilidade é terceirizada, a lei permite apenas que o contador responsável mantenha as contas da empresa. Ele tem um monopólio nesse campo.
Vantagens e desvantagens da terceirização
A utilização de um contador certificado garante a gestão da contabilidade dentro da empresa.
Neste campo, ele é especialista nessas tarefas e controla a regulamentação em vigor. Portanto, ele se certificará de que a contabilidade esteja em conformidade com as leis e que a empresa cumpra suas obrigações fiscais.
A empresa poderá responsabilizá-lo quando ele não cumprir algumas das funções que seu código de ética lhe impõe.
Outra vantagem da gestão contábil externa é que o contador é capaz de fornecer conselhos estratégicos ao gestor para o bem-estar da empresa.
Vale ressaltar que a terceirização da contabilidade a um contador custa entre 50 e 500 euros, excluindo honorários, por mês. Esse valor varia de acordo com o volume de documentos processados e o nível de conselhos que ele oferecer.
Como gerenciar minha contabilidade internamente?
A gestão interna da empresa pressupõe que ela cuide de todas as tarefas contábeis sozinha e se organize de acordo com os resultados.
A primeira coisa a fazer é designar a pessoa que cuidará disso. Em pequenas e médias empresas, essa função é desempenhada pelo gestor ou assistente. Eles devem ser capazes de:
- Escolher um plano de contas adequado à empresa e personalizá-lo
- Receber documentos, fazer a entrada contábil, numerar e classificar os documentos contábeis
- Produzir declarações de impostos (IVA, CVAE, CFE, conta de resultados, etc.) e apresentá-las ao Cartório do Tribunal de Comércio
- Para fechar contas, elaborar estados financeiros definitivos, abrir o exercício seguinte e registrar novos
Vantagens e desvantagens da gestão interna
Quando uma empresa controla a gestão interna de suas contas, ela supervisiona diretamente a preparação de suas contas e as tarefas relacionadas.
Além disso, ela pode transmitir as informações mais rapidamente e mais facilmente e vincular suas contas aos seus sistemas de informação.
Dessa forma, os diferentes departamentos da empresa poderão usar a mesma base de dados para facilitar a integração da contabilidade.
É sempre mais econômico para uma empresa gerenciar sua própria contabilidade. Mas é verdade que quando o gestor não se especializa nas tarefas contábeis, ele sacrifica tempo que poderia ter investido na produção.
Software de contabilidade para sua gestão interna: Sinao
Você deseja gerenciar sua contabilidade internamente? Para isso, como mencionado anteriormente, é necessário investir em um software de gestão contábil que o acompanhe nesse objetivo.
No entanto, alguns softwares não são muito fáceis de usar quando você é um diretor de empresa. De fato, eles são às vezes mais pensados para contadores do que para empreendedores.
Felizmente, a startup de Grenoble, Sinao, agora oferece um software muito simples de usar e projetado por e para empreendedores. Para completar, ele custa apenas alguns euros por mês!
Com o Sinao, você será capaz de fazer seus orçamentos e faturas, acompanhar suas despesas conectando-se à sua conta bancária profissional, gerenciar seus recibos e/ou relatórios de despesas, antecipar saídas de caixa, entradas, IVA… E o Sinao está conectado ao seu contador. De fato, ele pode acessar sua conta e acompanhar sua gestão em tempo real. Além disso, toda a sua contabilidade é exportável em formato FEC todos os meses.
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